KLAUZULA INFORMACYJNA
w związku z wymaganiami m.in. art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016r., dalej: RODO
Kto jest administratorem Państwa danych?
Administratorem danych jest Arkadiusz Szot, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „GUMEX Producent Części Motoryzacyjnych Arkadiusz Szot”, ul. Mickiewicza 11, 05-820 Piastów, NIP:5341016476. REGON:013199158, dalej „GUMEX”;, strona internetowa : www:gumex.com.pl
Z kim mogę się skontaktować w kwestiach związanych z przetwarzaniem moich danych osobowych?
We wszelkich sprawa związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez GUMEX możesz skontaktować się pod adresem e-mail: biuro@gumex.com.pl
Osoby niekorzystające z poczty elektronicznej mogą złożyć zapytanie pisemne osobiście w siedzibie GUMEX (ul. Mickiewicza 11, 05-820 Piastów) lub tradycyjną na adres GUMEX.
Jaki jest zakres przetwarzanych przez GUMEX moich danych osobowych?
W pierwszej kolejności potrzebujemy Twoich danych, jeśli zgłaszasz chęć współpracy w jakichkolwiek działaniach GUMEX, w tym realizowanych przez niego projektach i prowadzonych przedsięwzięciach. W tym celu potrzebujemy minimum Twoich danych: imię, nazwisko, rok urodzenia, adres zamieszkania, e-mail oraz numer telefonu.
Jaki jest cel przetwarzania moich danych osobowych?
Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu realizacji zadań i działań zleconych przez inne podmioty jak też w zakresie określonym przez przepisy prawa m.in. w celu realizacji wspólnych działań, realizowanych projektach, umowach, ich rozliczania i bieżącego informowania Cię o naszych działaniach. Rozumiemy przez to w szczególności:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
| Realizacja Twojego prawa jako naszego kontrahenta albo przyszłego kontrahenta etc. w szczególności odbieramy i archiwizujemy Twoje oświadczenia, dokumenty, zgłoszenia, informacje etc. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Utrzymanie kontaktu z Tobą pod podanym przez Ciebie numerem telefonu, adresem e-mail, adresem korespondencyjnym etc. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. | art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO |
| Jako administrator danych, mamy prawo do egzekwowania zobowiązań lub dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez GUMEX działalności, zawartych umów i tym samym przetwarzania Twoich danych w tym celu. Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez GUMEX, w tym ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. | art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO |
| Jako podmiot gospodarczy, m.in. prawnie zobligowani jesteśmy do prowadzenia dokumentacji podatkowej, w tym ksiąg rachunkowych oraz mamy obowiązki podatkowe co wiąże się z koniecznością przetwarzania Twoich danych osobowych jak też inne obowiązki archiwalne, zgłoszeniowe, rejestracyjne. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
W przypadkach niewymienionych powyżej, mogą także wystąpić przypadki, w których GUMEX poprosi Cię o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu. W takim przypadku zostaniesz poinformowany o celu przetwarzania oraz zakresie wyrażonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Szczegółowy zakres, cel i podstawa przetwarzania danych osobowych określone są w obowiązujących w GUMEX regulacjach m.in. w Polityce Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych, który to dokument dostępny jest w siedzibie GUMEX i tam możesz się z nimi zapoznać.
Komu przekazywane są moje dane osobowe?
Dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych. Z uwagi na konieczność zapewnienia nam odpowiedniej organizacji np. w zakresie infrastruktury informatycznej, księgowej czy bieżących sprawach dotyczących działalności naszej firmy, jak również realizacji Twoich praw jako beneficjenta, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane w szczególności następującym kategoriom odbiorców:
- dostawcom usług zaopatrujących GUMEX w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające bieżącą działalność firmy (np. Biuro Rachunkowe, Obsługa informatyczna etc.).
- dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających GUMEX w dochodzeniu należnych roszczeń (w szczególności kancelarii prawnej);
w takich przypadkach wymagamy od podmiotów trzecich zachowania poufności i bezpieczeństwa informacji oraz wykorzystania ich jedynie do zapewnienia nam danej usługi lub produktu.
- oraz podmiotom uprawnionym do ich uzyskania (np.: Organy kontrolne, Banki, Poczta Polska, firmy kurierskie, Adwokaci itp.
- osobom upoważnionym przez Ciebie
Czy moje dane są przekazywane poza Unię Europejską?
Nie. GUMEX nie przekazuje ani nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy) czy organizacji międzynarodowych. Dane takie mogą być przekazywane przez współadministartora na podstawie przepisów prawa o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w wymianie informacji z innymi krajami
Jak długo przechowywane są moje dane?
Twoje dane będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do spełnienia celu, dla którego zostały zebrane, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają od GUMEX ich dłuższego przechowywania. Okresy przechowywania mogą jednak różnić się w zależności od celu przetwarzania.
Wszelkie dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych przetwarzamy przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Po upływie wyżej wymienionych okresów Twoje dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.
Wszelkie dane przetwarzane na realizacji umów przetwarzamy do czasu upływu terminów i dokonania wszelkich rozliczeń i upływu terminów przedawnień roszczeń, nie krócej niż 5 lat od daty całkowitego rozliczenia umowy. Po upływie wyżej wymienionych okresów Twoje dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.
Czy podanie danych jest moim obowiązkiem?
Korzystanie z usług GUMEX jest w pełni dobrowolne, jednakże niepodanie danych może skutkować odmową współpracy. Również ze względów rachunkowych czy podatkowych posiadamy obowiązek prawny przetwarzania Twoich danych, brak ich podania może skutkować np. niemożnością wystawienia faktury czy imiennego rachunku na Twoją rzecz.
Jak cofnąć zgodę?
Tam, gdzie do przetwarzania danych osobowych konieczne jest wyłącznie wyrażenie zgody (art. 6 ust. 1 pkt a RODO), mają Państwo prawo nie wyrazić zgody, lub przypadku jej wcześniejszego wyrażenia, do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych do momentu jej wycofania.
W celu wycofania zgody wystarczy wysłać takie żądanie z wykorzystaniem pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres GUMEX.
Jakie mam prawa?
Jako administrator Twoich danych, zapewniamy Ci prawo dostępu do Twoich danych, możesz je również sprostować, przenosić, żądać ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Możesz także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec GUMEX sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. Jeżeli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych uprawnień – skontaktuj się z nami poprzez e-mail: biuro@gumex.com.pl
Podanie danych może być m.in. uwarunkowane:
- obowiązkiem ustawowym GUMEX;
- koniecznością zawarcia lub realizacji umowy, do których podania będziecie Państwo zobowiązani.
W przypadku, gdy będzie istniał wymóg umowny, a nie podasz Twoich swoich danych, nie będziemy mogli wykonać takiej umowy.
W przypadku, kiedy podanie danych będzie warunkiem zawarcia umowy, a nie podasz Twoich swoich danych, nie będziemy mogli zawrzeć takiej umowy.
Co możesz zrobić ze swoimi danymi osobowymi?
W granicach określonych w RODO, masz prawo do żądania od Administratora m.in.:
- dostępu do treści swoich danych osobowych,
- sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania, jeśli osoba kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych ,
- usunięcia swoich danych osobowych jeśli nie były przetwarzane do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.
- prawo do wniesienia sprzeciwu, z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją, wobec przetwarzania danych osobowych.
Gdzie możesz wnieść skargę na przetwarzanie danych osobowych GUMEX?
Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Twojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Czy moje dane będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji?
Twoje dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane, chyba że takie działanie jest dozwolone przepisami prawa, które przewiduje właściwe środki ochrony Państwa praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów.
Aktualizacje obowiązku informacyjnego
Klauzula Informacyjna wchodzi w życie z dniem 25 maja 2018 r.
W związku z potrzebami, jakie mogę wyniknąć z rozwoju oferowanych przez nas usług, uprawnieni jesteśmy do jego modyfikacji.
Nowa wersja publikowana będzie na naszej stronie internetowej: www.gumex.com.pl oraz w inny przyjęty w GUMEX sposób.
Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić odpowiedni stopień ochrony Twoich danych osobowych.
